5S là phương pháp của Nhật Bản dùng để quản lý và sắp xếp môi trường làm việc, được viết tắt từ 5 chữ bắt đầu bằng S: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shituke (Sẵn sàng).

• Sàng lọc: là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
• Sắp xếp: tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
• Sạch sẽ: thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
• Săn sóc: là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
• Sẵn sàng: rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

Trong tiếng Anh, 5S thường được dịch thành Sort, Straighten, Shine, Standardize và Sustain.

SV thực hiện 5S tại phòng thí nghiệm Công nghệ chế biến (Ảnh: Olwen Phan)

Lợi ích khi sử dụng quy trình 5S trong tổ chức:

Quản lý thời gian tốt hơn: Khi sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng lộn xộn. Vật cần dùng sẽ dễ dàng tìm thấy hơn, giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm.

Ít lãng phí không gian: Khi bỏ bớt vật dụng không cần thiết, không gian được tận dụng tối đa để chứa vật dụng hữu ích hơn. 

Giảm tỷ lệ thương tật: Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ.

Giảm thời gian không sử dụng thiết bị: Khi thiết bị được sắp xếp gọn gàng, giữ gìn sạch sẽ và sử dụng đúng cách thì quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn và có thể ngăn chặn được các hỏng hóc lớn.

Cải thiện tính nhất quán và chất lượng: Việc tiêu chuẩn hoá quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc. 

Nâng cao tinh thần nhân viên: Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc của mình và quan tâm đóng góp cho công ty.