Tóm tắt là một phần việc thường làm trong cả học tập, báo cáo công việc và nghiên cứu khoa học. Việc tóm tắt đúng giúp người đọc nắm rõ vấn đề cần biết và giải quyết là gì, giúp làm giảm thời gian lan man và phân phối tâm trí vào những nội dung nhỏ lẻ khác. Một bảng tóm tắt tốt nên ngắn gọn, tập trung và cụ thể, sẽ thu hút được sự chú ý của người đọc.
Phải trình bày thẳng vào điểm chính
Đây chính là phần cơ sở mà người đọc cần biết, họ không mất thời gian để đọc lan man những vấn đề khác mà thông tin quan trọng vẫn chưa thấy xuất hiện.
Bất cứ đọc giả nào cũng hiểu
Bảng tóm tắt không chỉ nên những người trong cuộc mới đọc, do vậy cần xác định đối tượng sẽ hiểu nội dung này bao gồm người ngoài. Nội dung tóm tắt nên trình bày rõ ràng để những người ít liên quan hoặc không liên quan đến vấn đề có thể nhận định được và thậm chí xử lý khi cần. Một bảng nội dung cụt lủn, mơ hồ và thiếu tin cậy thì không thuyết phục được người đọc.
Vậy viết bảng tóm tắt bao nhiêu chi tiết là đủ
Hãy dựa theo 5W1H (who, what, when, where, why, how) để tạo ra một bảng tóm tắt. Đừng viết nhiều hơn mức cần thiết và cũng không được viết ít hơn. Bảng tóm tắt nên đầy đủ thông điệp, tuy có hơi dài một chút. Nhưng phải nên nhớ rằng không hề có một từ nào bị lãng phí.
Dưới đây là một ví dụ tóm tắt về việc từ chối lời đề nghị thay đổi toàn bộ điện thoại (theo Bryan A. Garner).
|
Năm ngoái chúng ta đã áp dụng chính sách cung cấp điện thoại di động cho tất cả giám đốc điều hành và nhân viên bán hàng với mức phí thường niên là 58.000 đô-la (bao gồm gọi điện và truy cập internet). Công ty Persephone đã đề nghị chúng ta đổi số điện thoại và sử dụng dịch vụ của họ với phí thường niên là 37.000 đô-la. Hội đồng đảm nhiệm dự án này đã đánh giá và đưa ra kết luận là chúng ta sẽ từ chối vì bốn lý do sau đây:
- Hãng điện thoại mới có vùng phủ sóng ở châu Âu và châu Á ít hơn nên đội bán hàng quốc tế của chúng ta có thể bị lỡ mất nhiều cơ hội.
- Nhà cung cấp hiện tại của chúng ta có tỷ lệ đáp ứng cao và đã thiết kế riêng dịch vụ phù hợp với nhu cầu của công ty.
- Con số 21.000 đô-la tiết kiệm được không là gì so với chi phí bỏ lỡ khách hàng tiềm năng (ngay cả một cú điện thoại bị dừng khi đang trao đổi buôn bán có thể còn mất nhiều tiền hơn thế).
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng của Persephone được đánh giá không tốt theo nguồn đáng tin cậy trên mạng.
|