Mặc dù email đôi khi là cách thay thế hiệu quả mọi hình thức giao tiếp khác trong công việc nhưng nó cũng có những hạn chế mà có thể ban đầu bạn chưa nghĩ tới. Yếu tố đầu tiên là thời gian nhận trả lời không có tính ngay tức thì, như khi so sánh với một cuộc điện thoại hoặc một cuộc nói chuyện trực tiếp chẳng hạn. Thêm nữa, email không phải là phương thức tốt để truyền đạt những thông điệp cần tính khẩn trương, khai quát hóa mà không bài viết nào có thể truyền tải đầy đủ được. Nếu như bạn cần một câu trả lời ngay lập tức, hoặc khi bạn có rất nhiều câu hỏi nối đuôi nhau trong khi truyền đạt thông điệp, hoặc giả bạn cần điều tra về một chủ đề nào đó cần nhiều vật dụng minh họa thì email không phải là lựa chọn tốt nhất đâu.

Hãy đi thẳng vào vấn đề

Bất cứ khi nào có thể, hãy hỏi ngay câu hỏi mà bạn quan tâm, hoặc trả lời ngay câu hỏi mà bạn cần trả lời trong một vài câu đầu tiên của email. Bạn có thể đưa thông tin chi tiết hoặc giải thích trong phần sau của bức thư. Đưa những thông tin chính yêu lên phía đầu bức thư luôn giúp bạn thu hút được sự chú ý của người đọc cũng như tránh làm họ nhẫm lẫn hoặc làm phiền người đọc với cảm giác khiên cưỡng khi phải theo dõi một bức thư quá dài.

Đoạn viết tốt: Hey, can you send me your Sales report today? I noticed you haven't filed it yet.

Đoạn viết không tốt: Hey, I noticed you haven't filed your Sales report. It's really important that we get all these reports in every day. Have you done yours yet? I'd like to take a look.

Khi muốn đặt một câu hỏi, hãy chú ý tới việc hỏi đó

Nếu bạn cần thông tin hoặc có yêu cầu gì, hãy đặt một câu hỏi để yêu cầu thông tin đó. Việc đặt một câu hỏi sẽ giúp người nhận thư biết chính xác bạn cần một câu trả lời. Nếu chỉ viết một câu đơn thầun và hi vọng người ta sẽ trả lời thông tin cho bạn thì hơi khó vì thông tin đó rất có thể bị lãng quên.

Đoạn viết tốt:: Do you have time to analyze the failure of the Sales report system and put together a report on it this week? We may have an opportunity to go with a different vendor.

Đoạn viết không tốt: We need to look into the failures of the Sales report system. A report would be good to have.

Hãy nêu rõ ai cần phải trả lời câu hỏi của bạn

Nếu như bạn viết thư cho một nhóm người nhận, bạn có thể không nhận được câu trả lời nếu không chỉ ra ai là người phải phúc đáp lại thông tin cho bạn. Bức thư gửi cho nhiều người rất dễ làm cho người nhận hiểu nhầm rằng họ không có nghĩa vụ trả lời bức thư đó.

Đoạn viết tốt: Hi, all. Good news: We've decided to upgrade the TPS report system based on your feedback. Peter, can you check in with IT to make sure the rollout doesn't require us to stop production of the reports?

Đoạn viết không tốt: Hi, all. We've decided to upgrade the TPS report system based on your feedback. Can we check in with IT before this happens?

Hãy đưa ra thời hạn rõ ràng mà bạn mong chờ câu trả lời

Nếu bạn hi vọng người nhận của bạn trả lời thông tin cho bạn vào cuối ngày hãy nhớ nhắc họ về mốc thời gian đó. Nếu không, bạn đồng nghiệp của bạn có thể đã cho bức thư của bạn vào danh sách những việc cần làm ngay nhưng làm ngay lúc nào thuận tiện cho họ mà thôi. Thêm nữa, bạn có thể sử dụng công cụ đánh dấu tính quan trọng của bức thư về thời gian bằng công cụ đánh dấu độ quan trọng của bức thư trong trình duyệt soạn thư.

Đoạn viết tốt: Can you replace the cover sheet on your TPS report with the new cover sheet we're using now? Also, please re-file it by the end of the day.

Đoạn viết không tốt: Yeah, I'm going to need you to go ahead and replace the cover sheet on your TPS report with a new one, OK?

Hãy giải thích rõ tình huống mà bạn đề cập tới thông điệp đó

Nếu bạn viết thư cho một người ít liên quan tới vấn đề mà bạn đang bàn thảo, xin nhớ rõ rằng họ có thể chẳng biết một tí tẹo mảy may thông tin nào liên quan tới vấn đề bạn muốn họ biết – cho dù bạn có thể vừa nói chuyện trực tiếp với họ về vấn đề đó vài phút trước. Không phải ai cũng chỉ có mỗi việc ngồi kiểm tra email vì thế họ có thể đã lãng quên thông tin mà bạn cung cấp trước đó. Ngoài ra, có những người muốn lưu trữ thông tin trên email một cách cẩn thận để có thể kiểm tra theo thời gian và theo sự kiện.

Đoạn viết tốt: I agree with what you were just saying in the hall about how TPS reports are a waste of time. I'm not going to do mine anymore.

Đoạn viết không tốt: You're right. I'm not doing mine anymore.

Hãy nhớ kiểm tra ngữ pháp và chính tả của bức thư

Bạn có thể nghĩ rằng bạn không cần đến việt viết hoa đầu mỗi câu hay xuống dòng ở mỗi đoạn văn, và rằng việc đó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như việc không đọc kỹ lại bức thư một lần trước khi gửi đi. Những việc tuy nhỏ như thế có thể làm tăng cơ hội ai đó hiểu lầm thông điệp mà bạn muốn đưa ra. Và chắc chắn một điều, bạn đang làm tốn thời gian của người nhận khi phải cố giải mã một bức thư rối mù những lỗi cú pháp như thế.

Đoạn viết tốt: Let's talk about this in person. I disagree that not doing the reports is the way to handle this. I'll call you.

Đoạn viết không tốt: i dont think thats good idea lets talk tomororw. ill call.

Nguyên tắc cơ bản: 1 thông điệp trong 1 email

Đừng cố nén những thông điệp không liên quan tới nhau trong cùng một email. Điều này không những làm gia tăng cơ hội thông điệp của bạn có thể bị lãng quên mà người đọc có thể thấy khó khi cần phải sắp xếp lại các thông điệp này thành nhiều chủ đề khi họ muốn lưu trữ.

Đoạn viết tốt: What's this I hear about you not filing your TPS reports?

Đoạn viết không tốt: Peter, we're using a new cover sheet for our TPS reports now, so go ahead and file with those. Oh, and I'm going to need you to go ahead and come into work this weekend, OK?

Hãy cho người đọc một số thông tin vắn tắt liên quan tới thông điệp khi bạn truyền tải một bức thư để lấy thông tin: FYI là một cách

Đừng chuyển tiếp một bức thư chỉ với vỏn vẹn ba chữ cái FYI mà hãy đính kèm thêm một số thông tin tóm tắt về thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Bằng cách này, người nhận có thể biết được học cần phải làm gì tiếp theo khi nhận bức thư của bạn.

Đoạn viết tốt FYI, I thought the following email thread might add some ammo to your plan for getting rid of TPS reports altogether. If it doesn't, feel free to ignore it.

(Sưu tầm)